(Για να διαβάσετε το κείμενο σε μορφή PDF, επιλέξτε εδώ)
Πρωτ. 1610
Ἀριθ. Διεκπ. 756
Ἀθήνησι τῇ 14ῃ Ἀπριλίου 2021
ΕΓΚΥΚΛΙΟΝ ΣΗΜΕΙΩΜΑ
Πρός
τήν Ἱερά Ἀρχιεπισκοπή Ἀθηνῶν
τίς Ἱερές Μητροπόλεις τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος
τήν Ἐκκλησιαστική Κεντρική Ὑπηρεσία Οἰκονομικῶν
τό Διορθόδοξο Κέντρο τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος
τήν Ἀποστολική Διακονία τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος
τίς Ἱερές Συνοδικές Μονές
τό Ἱστορικό Ἀρχεῖο τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος
τίς Ὑπηρεσίες τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος
1. Ὁ νόμος 4610/2019 (ΦΕΚ Α΄ 70/7.5.2019) θέσπισε νέο καθεστώς λειτουργίας ὅλων τῶν εἰδῶν ἀρχείων τῆς χώρας καί ἔθεσε σέ ἰσχύ διατάξεις, πού ρυθμίζουν ἐκ νέου τά Γενικά Ἀρχεῖα τοῦ Κράτους (Γ.Α.Κ.), ἐνῶ τό πρῶτον εἰσήγαγε εἰδικές ρυθμίσεις στό ἄρθρο 164 μέ τίτλο «Εκκλησιαστικά αρχεία και αρχεία Θρησκευτικών Κοινοτήτων», πού ἀφοροῦν στά ἀρχεῖα τῶν νομικῶν προσώπων τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος.
2. Κατά τήν ἀρχική του διατύπωση, τό ἄρθρο 164 τοῦ νόμου 4610/2019 προέβλεπε ὅτι:
α) ἡ ἔννοια τῶν ἐκκλησιαστικῶν ἀρχείων περιλαμβάνει ὅλα τά ἀρχεῖα καί ὄχι μόνο τά «ἱστορικά» ἀρχεῖα, ἀλλά καί τά «ἐνεργά» ἀρχεῖα ὅλων τῶν νομικῶν προσώπων τῆς ἐν εὐρείᾳ ἐννοίᾳ Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος,
β) ὑποχρεοῦνται οἱ ἐκκλησιαστικοί φορεῖς, μεταξύ ἄλλων, νά συντάξουν κατάλογο τῶν ἀρχείων τους καί νά τόν καταθέσουν στήν ὑπηρεσία τῶν Γενικῶν Ἀρχείων τοῦ Κράτους,
γ) ὑποχρεοῦνται οἱ ἐκκλησιαστικοί φορεῖς νά ἐπιτρέπουν τήν πρόσβαση τοῦ κοινοῦ στά ἀρχεῖα τους,
δ) δέν καταλείπεται ρητῶς ἡ δυνατότητα στούς φορεῖς τῆς Ἐκκλησίας νά χαρακτηρίζουν ὁρισμένες κατηγορίες ἀρχειακοῦ ὑλικοῦ τους ὡς ἀπόρρητες,
ε) ἐάν διαπιστωθεῖ ἀπό τίς ὑπηρεσίες τῶν Γ.Α.Κ., ὕστερα ἀπό καταγγελία ἤ ἀναφορά ἤ στό πλαίσιο τῆς ἄσκησης τῶν ἁρμοδιοτήτων τους, ὅτι ἡ πρόσβαση τοῦ κοινοῦ στά ἐκκλησιαστικά ἀρχεῖα εἶναι δυσχερής, τότε ὁ Ὑπουργός Παιδείας καί Θρησκευμάτων, μετά ἀπό πρόταση τῶν Γ.Α.Κ. καί γνωμοδότηση τοῦ Γενικοῦ Γραμματέα Θρησκευμάτων, «αποφασίζει τη μεταφορά και παρακαταθήκη τους στα Γ.Α.Κ. για όσο διάστημα κρίνεται αναγκαίο», δηλ. κατ' οὐσίαν κατάσχεση τῶν ἐκκλησιαστικῶν ἀρχείων καί μεταφορά τους στίς ὑπηρεσίες τῶν Γ.Α.Κ. καί χωρίς συγκεκριμένο χρονικό περιορισμό.
3. Κατόπιν διαβουλεύσεων μεταξύ τῆς νέας ἡγεσίας τοῦ Ὑπουργείου Παιδείας καί Θρησκευμάτων καί ἐκπροσώπων τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος, ψηφίσθηκε καί τέθηκε σέ ἰσχύ τό ἄρθρο 120 τοῦ ν. 4763/2020 (ΦΕΚ Α΄ 254/21.12.2020), τό ὁποῖο τροποποίησε τό ἀνωτέρω ἄρθρο 164 τοῦ ν. 4610/2019. Ἡ ἀντικατασταθεῖσα διάταξη τοῦ ἄρθρου 164 τοῦ ν. 4610/2019 προβλέπει πλέον ὅτι:
α) Τά ἐκκλησιαστικά νομικά πρόσωπα συντάσσουν συνοπτικό εὑρετήριο, τό ὁποῖο γνωστοποιοῦν στά Γενικά Ἀρχεῖα τοῦ Κράτους, ὥστε νά ἐνταχθεῖ στό Ἐθνικό Εὑρετήριο Ἀρχείων (Ε.Ε.Α.) (παρ. 2.α.).
β) Ἡ πρόσβαση τοῦ κοινοῦ στά ἐκκλησιαστικά ἀρχεῖα ἐπιτρέπεται σύμφωνα μέ τίς προβλέψεις σχετικοῦ κανονισμοῦ πού ἐγκρίνεται ἀπό τήν ἁρμόδια Ἱερά Σύνοδο (παρ. 2.β.), ὁ ὁποῖος δημοσιεύεται στήν Ἐφημερίδα τῆς Κυβερνήσεως ἐντός προθεσμίας ἕξι (6) μηνῶν (παρ. 6).
γ) Οἱ ἐκκλησιαστικοί φορεῖς ὀφείλουν νά ἐφαρμόζουν τίς κείμενες διατάξεις περί προστασίας προσωπικῶν δεδομένων καί ἰδίως νά λαμβάνουν μέριμνα γιά τήν προστασία τῶν εὐαίσθητων δεδομένων πού περιλαμβάνονται στά ἀρχεῖα τους (παρ. 2.γ. τελευταῖο ἐδάφιο).
4. Ἡ Διαρκής Ἱερά Σύνοδος ψήφισε τόν συνημμένο Κανονισμό 326/2021 (ΦΕΚ Α΄ 52/5.4.2021), ὁ ὁποῖος τέθηκε σέ ἰσχύ ἀπό 5.4.2021.
α) Ὁρισμός ἀρχείου (ἄρθρο 1 Κανονισμοῦ): Τά «ἐκκλησιαστικά ἀρχεῖα» περιλαμβάνουν: α. ὅσα ἔγγραφα κ.λπ. συντάσσουν τά ἴδια τά ἐκκλησιαστικά νομικά πρόσωπα δημοσίου καί ἰδιωτικοῦ δικαίου, β. ὅσα ἰδιωτικά ἔγγραφα τηροῦνται στό ἀρχεῖο τῶν ἐκκλησιαστικῶν νομικῶν προσώπων.
Ὡς «ἀρχεῖα» νοοῦνται εἴτε τά ἐνσώματα (ἔγγραφα, διοικητικές πράξεις, ἐπίσημη ἀλληλογραφία, ἐκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεῖα, ἐγκύκλιες ὁδηγίες, ἀπαντήσεις, γνωμοδοτήσεις καί ἀποφάσεις ἐκκλησιαστικῶν ὀργάνων καί ἀρχῶν) εἴτε τά ἄυλα (π.χ. ἔγγραφα ἀποθηκευμένα σέ ψηφιακά ἀρχεῖα).
β) Ἔννοια τοῦ κοινοῦ (ἄρθρο 1 παρ. 6 Κανονισμοῦ): Κοινό δέν εἶναι τά ὄργανα, λειτουργοί καί ὑπάλληλοι τοῦ ἐκκλησιαστικοῦ Ν.Π.Δ.Δ. ἤ Ν.Π.Ι.Δ. Ἡ πρόσβαση σέ ἀρχεῖα ἐπιτρέπεται στά πρόσωπα αὐτά ἀνάλογα μέ τήν ἁρμοδιότητα ἤ ἐργασιακή ὑποχρέωσή τους, ὅπως προβλέπεται ἀπό τόν ὀργανισμό τοῦ νομικοῦ προσώπου ἤ τήν σύμβαση πού τά συνδέει μέ τό νομικό πρόσωπο.
γ) Ἀρχεῖα πού παράγουν τά ἐκκλησιαστικά Ν.Π.Δ.Δ. καί Ν.Π.Ι.Δ. (ἄρθρο 1 παρ. 1): Τά ἀρχεῖα πού παράγουν ἡ Ἐκκλησία τῆς Ἑλλάδος, οἱ Ἱερές Μητροπόλεις, οἱ Ἱερές Μονές, οἱ Ἐνορίες, τά ἐκκλησιαστικά ἱδρύματα, τά ἐκκλησιαστικά μουσεῖα, τά Ἱερά Προσκυνήματα, ἡ Ἀποστολική Διακονία, τό Διορθόδοξο Κέντρο τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος (ἄρθρο 1 παρ. 4 ν. 590/1977) ἤ οἱ προκάτοχοί τους (Ἐπισκοπές, διαλελυμένες Μονές κ.λπ.).
δ) Χρόνος καί λόγος ἀποδεσμεύσεως: Τά ἐκκλησιαστικά ἀρχεῖα (δημόσια καί ἰδιωτικά ἔγγραφα κ.λπ.) εἶναι προσβάσιμα γιά τό κοινό μετά τήν πάροδο τριάντα (30) ἐτῶν ἀπό τῆς παραγωγῆς τοῦ κάθε ἀρχείου (π.χ. ἡμερομηνίας συντάξεως τοῦ ἐγγράφου) γιά ἐρευνητικούς σκοπούς.
ε) Ἰδιωτικά ἀρχεῖα: Ἀρχεῖα (π.χ. ἔγγραφα) πού ἔχουν παραχθεῖ (π.χ. ὑπογραφεῖ) ἀπό ἰδιῶτες καί τηροῦνται ἀπό τά ἐκκλησιαστικά Ν.Π.Δ.Δ. καί Ν.Π.Ι.Δ. εἶναι ἀκόμη καί πρίν τήν πάροδο τριάντα (30) ἐτῶν προσβάσιμα σέ ὅποιον δικαιολογεῖ εἰδικό ἔννομο συμφέρον (π.χ. στοιχεῖα ὑπαλληλικοῦ φακέλου πού ζητεῖ ὁ ὑπάλληλος ἤ οἱ κληρονόμοι του, τρίτος πού ζητεῖ ἀντίγραφο ἐπιστολῆς, στήν ὁποία γίνεται ἀναφορά στό πρόσωπό του) γιά τήν λήψη γνώσεώς τους (ἄρθρο 1 παρ. 2 Κανονισμοῦ). Μετά τήν πάροδο τῶν τριάντα (30) ἐτῶν τά ἰδιωτικά ἀρχεῖα εἶναι προσβάσιμα στό γενικό κοινό καί γιά ἐρευνητικούς σκοπούς.
5. Ἐξαιρέσεις δικαιώματος προσβάσεως:
α) Χαρακτηρισμός ἀρχείων ὡς ἀπορρήτων (ἄρθρο 1 παρ. 5): Κάθε ὄργανο διοικήσεως ἐκκλησιαστικοῦ νομικοῦ προσώπου (ἡ Διαρκής Ἱερά Σύνοδος γιά τήν Ἐκκλησία τῆς Ἑλλάδος, ὁ ἐπιχώριος Μητροπολίτης γιά τίς Ἱερές Μητροπόλεις, τό Ἡγουμενοσυμβούλιο γιά τίς Ἱερές Μονές, τό Ἐκκλησιαστικό Συμβούλιο τῆς Ἐνορίας, τό πολυμελές ὄργανο διοικήσεως γιά τά ἐκκλησιαστικά ἱδρύματα ἤ μουσεῖα ἤ Ἱερά Προσκυνήματα, τό Διοικητικό Συμβούλιο τῆς Ἀποστολικῆς Διακονίας καί τοῦ Διορθοδόξου Κέντρου τῆς Ἐκκλησίας τῆς Ἑλλάδος) ἔχει τήν ἐξουσία νά ἐκδώσει μία ἤ πλείονες ἀποφάσεις, μέ τίς ὁποῖες χαρακτηρίζει ὡς ἀπόρρητα συγκεκριμένα ἀρχεῖα ἤ συγκεκριμένες κατηγορίες ἀρχείων, καί νά ὁρίσει καί προθεσμία ἰσχύος τῆς ἐν λόγῳ ἀποφάσεως χαρακτηρισμοῦ ὡς ἀπορρήτου. Τό ἑκάστοτε ὄργανο διοικήσεως ἔχει τήν διακριτική εὐχέρεια νά ἄρει τόν περιορισμό προσβάσεως πρίν ἀπό τήν λήξη τῆς ἰσχύος του γιά ἕνα ἤ περισσότερα ἀρχεῖα καί νά ἐπιτρέψει τήν πρόσβαση σέ μία ἤ περισσότερες περιπτώσεις αἰτήματος προσβάσεως. Ὁ χαρακτηρισμός ἀρχείου ὡς ἀπορρήτου σημαίνει ἐπίσης ὅτι καί πρό τῆς παρόδου τῶν τριάντα (30) ἐτῶν, κωλύεται ἡ λήψη γνώσεώς του ἀκόμα καί γιά τόν αἰτοῦντα, ὁ ὁποῖος δικαιολογεῖ ἐνδεχομένως εἰδικό ἔννομο συμφέρον γιά τήν λήψη γνώσεώς του.
β) Προστασία προσωπικῶν δεδομένων (ἄρθρο 1 παρ. 2 καί 4 Κανονισμοῦ): Ἡ προστασία τῶν προσωπικῶν δεδομένων ἰσχύει γιά τά ἐν ζωῇ εὑρισκόμενα φυσικά πρόσωπα, ὄχι τά θανόντα πρόσωπα. Συνεπῶς, ἐάν ἀρχεῖα ἀφοροῦν σέ ζητήματα τῆς προσωπικῆς ἤ ὑπηρεσιακῆς καταστάσεως προσώπου πού ἔχει ἀποβιώσει, δέν ὑφίσταται δικαίωμα προστασίας τῶν προσωπικῶν δεδομένων του, οὔτε μπορεῖ νά προβληθεῖ σχετικό δικαίωμα ἀντιρρήσεως ἀπό τούς κληρονόμους του μέ ἐπίκληση τῆς προστασίας προσωπικῶν δεδομένων, ὥστε νά παρεμποδισθεῖ ἡ πρόσβαση στά ἀρχεῖα αὐτά. Σέ περιπτώσεις πού κρίνεται ἀπό τό ἐκκλησιαστικό νομικό πρόσωπο ὅτι στοιχειοθετεῖται δικαιολογημένη αἰτία, ὥστε νά περιορισθεῖ τό δικαίωμα προσβάσεως σέ ἔγγραφα πού ἀφοροῦν σέ θανόντα πρόσωπα, ἰσχύει ἡ δυνατότητα διαβαθμίσεως τοῦ ἀρχείου (χαρακτηρισμός τῶν ἀρχείων ὡς ἀπορρήτων μέ ἀπόφαση τοῦ οἰκείου ὀργάνου γιά ὁρισμένο χρονικό διάστημα). Ἡ διαβάθμιση ὅμως πρέπει νά ἔχει προηγηθεῖ τῆς αἰτήσεως λήψεως γνώσεως τοῦ τρίτου καί ὄχι νά γίνεται ἐκ τῶν ὑστέρων (κατόπιν ὑποβολῆς τοῦ αἰτήματος).
Πάντως, ἡ προστασία τῶν προσωπικῶν δεδομένων τοῦ προσώπου, τοῦ ὁποίου δεδομένα περιλαμβάνονται στό ζητούμενο ἀρχεῖο, εἶναι κατ’ ἐξαίρεσιν δυνατόν νά κάμπτεται σέ ὁρισμένες περιπτώσεις, ἀκόμα καί ἐάν πρόκειται γιά δεδομένα εἰδικῶν κατηγοριῶν (παλαιότερα γνωστά ὡς «εὐαίσθητα προσωπικά δεδομένα» βλ. στό ἄρθρο 9 παρ. 1 τοῦ Κανονισμοῦ τῆς Εὐρωπαϊκῆς Ἑνώσεως ὑπ’ ἀριθ. 2016/679 [ἐκ τυπογραφικοῦ λάθους ἀναφέρεται στό ΦΕΚ ὁ ἑνωσιακός Κανονισμός ὡς «2016/79»] ὁρίζοντα ὡς τέτοια ὅσα ἀφοροῦν σέ «φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, πολιτικά φρονήματα, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, γενετικά δεδομένα, βιομετρικά δεδομένα, υγεία, σεξουαλική ζωή ή γενετήσιο προσανατολισμό»). Ὅπως προβλέπουν, πλήν ἄλλων, τά ἄρθρα 9 παρ. 1 Κανονισμοῦ τῆς Εὐρωπαϊκῆς Ἑνώσεως 2016/679, καί 30 τοῦ ν. 4624/2019 (ΦΕΚ Α΄ 137/29.8.2019), μπορεῖ νά μή ζητηθεῖ ἡ συγκατάθεση τοῦ ὑποκειμένου τῶν προσωπικῶν δεδομένων ἤ καί νά παρακαμφθεῖ ἡ ἐναντίωσή του στήν ἐπεξεργασία (π.χ. διαβίβαση σέ τρίτον) ἀρχείων πού περιέχουν προσωπικά δεδομένα εἰδικῶν κατηγοριῶν («εὐαίσθητα»), ὅταν αα) ἡ ἐπεξεργασία εἶναι «ἀπαραίτητη» (ὄχι ἁπλῶς χρήσιμη, ἀλλά μέ βάση τίς ἀρχές τῆς ἀναλογικότητας ἀναγκαία, πού δέν μπορεῖ νά ἱκανοποιηθεῖ μέ ἄλλον τρόπο) γιά σκοπούς ἐπιστημονικῆς ἤ ἱστορικῆς ἔρευνας καί ββ) τό συμφέρον τοῦ ὑπευθύνου ἐπεξεργασίας γιά τήν ἐπιστημονική ἤ ἱστορική ἔρευνα εἶναι ὑπέρτερο τοῦ συμφέροντος τοῦ ὑποκειμένου τῶν δεδομένων. Σέ αὐτήν τήν περίπτωση ὅμως τό ἐκκλησιαστικό νομικό πρόσωπο ὀφείλει νά λαμβάνει τά μέτρα προστασίας τοῦ ἄρθρου 30 τοῦ ν. 4624/2019 (ἐνδεικτικά: ἀπαλοιφή στό ἀντίγραφο μέρους τοῦ ἀρχείου πού ἀναφέρεται σέ προσωπικά δεδομένα εἰδικῶν κατηγοριῶν, «εὐαίσθητα», ψευδωνυμοποίηση τῶν δεδομένων προσωπικοῦ χαρακτήρα, κρυπτογράφηση τῶν δεδομένων προσωπικοῦ χαρακτήρα με κάλυψη ὀνομάτων ἤ ἄλλων δεδομένων στό ἔγγραφο, ὁρισμό Ὑπευθύνου Προστασίας Δεδομένων κ.λπ.). Ἡ ἀξιολόγηση αἰτήσεων καί ἡ στάθμιση τῶν ἑκατέρωθεν ἐννόμων ἀγαθῶν, ὅταν οἱ αἰτήσεις προσβάσεως σέ ἀρχεῖα ἀφοροῦν σέ ἀρχεῖα μέ προστατευόμενα δεδομένα (ζώντων) προσώπων, ἀπόκειται στήν κρίση τοῦ ἐκκλησιαστικοῦ νομικοῦ προσώπου κάθε φορά.
γ) Ἀρχεῖα δωρηθέντα – κληροδοτηθέντα: Ἐάν ἀρχεῖα καί συλλογές δωρήθηκαν ἤ κληροδοτήθηκαν ὑπό ὅρους ἀπό τούς δωρητές καί διαθέτες, τότε ἡ πρόσβαση τοῦ κοινοῦ σέ αὐτά τελεῖ ὑπό τούς περιορισμούς πού ἔταξε ἡ δωρεά ἤ ἡ διάταξη τελευταίας βουλήσεως (ἄρθρο 1 παρ. 3 Κανονισμοῦ).
6. Ὑποβολή αἰτήματος καί προθεσμία ἀπαντήσεως: Τό αἴτημα δύναται νά ὑποβληθεῖ ἐγγράφως ἤ μέ ἠλεκτρονικό ταχυδρομεῖο ἤ μέ ἠλεκτρονική ὑπογραφή ἤ ψηφιακῶς ἐπικυρωμένη ὑπογραφή τοῦ αἰτοῦντος ἀπό τήν πύλη gov.gr (https://dilosi.services.gov.gr/ create/q/templates) καί ἡ προθεσμία ἀπαντήσεως στό αἴτημα προσβάσεως εἶναι εἴκοσι (20) ἡμέρες ἀπό τῆς ὑποβολῆς του (ἄρθρο 2 Κανονισμοῦ).
7. Ἱκανοποίηση δικαιώματος προσβάσεως: Τά ζητούμενα ἀρχεῖα μποροῦν κατά τήν διακριτική εὐχέρεια τοῦ ἐκκλησιαστικοῦ νομικοῦ προσώπου εἴτε νά παραδοθοῦν σέ φωτοαντίγραφα μέ ἔξοδα τοῦ αἰτοῦντος εἴτε νά δοθεῖ δικαίωμα ἐπιτόπιας μελέτης τους στόν αἰτοῦντα. Δύνανται νά σταλοῦν καί μέ ἠλεκτρονικό ταχυδρομεῖο στόν αἰτοῦντα, ἐάν ὁ ἴδιος ἔχει ἐπιλέξει αὐτόν τόν τρόπο ἐπικοινωνίας. Ὁπωσδήποτε δέν ἐπιτρέπεται ἡ ἀναπαραγωγή φωτοαντιγράφου, ἐάν ἡ διαδικασία αὐτή εἶναι ἐνδεχόμενο ὅτι θά βλάψει τό πρωτότυπο ἀρχεῖο (ἄρθρο 3).
8. Κατάργηση διατάξεων: Ὁ Κανονισμός ὑπ' ἀριθ. 326/2021 (ΦΕΚ Α΄ 52) καταργεῖ τίς διατάξεις: α) τοῦ ἄρθρου 18 παρ. 5 περ. i (ὑποχρεωτική προσκομιδή συστατικῆς ἐπιστολῆς καθηγητή ἤ Τμήματος Πανεπιστημίου γιά αἰτοῦντες φοιτητές καί μέλη ΔΕΠ ἀντιστοίχως) καί β) τοῦ ἄρθρου 18 παρ. 5 περ. ii (ὑποχρεωτική προσκομιδή συστατικῆς ἐπιστολῆς Μητροπολίτη γιά κάθε ἄλλον αἰτοῦντα) τοῦ Κανονισμοῦ ὑπ’ ἀριθ. 248/2013 (ΦΕΚ Α΄ 286/ 30.12.2013), γ) προγενεστέρων Κανονισμῶν, οἱ ὁποῖοι τυχόν ὁρίζουν διαφορετική διαδικασία προσβάσεως στό σύνολο ἤ συγκεκριμένες κατηγορίες ἀρχείων ἐκκλησιαστικῶν νομικῶν προσώπων.
Ἐντολῇ τῆς Ἱερᾶς Συνόδου
Ὁ Ἀρχιγραμματεύς
† Ὁ Ὠρεῶν Φιλόθεος